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呼叫中心

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  呼叫中心就是在一个相对集中的场所,由一批服务人员组成的服务机构.通常利用计算机通信技术,处理来自企业、顾客的电话垂询,尤其具备同时处理大量来话的能力,还具备主叫号码显示,可将来电自动分配给具备相应技能的人员处理,并能记录和储存所有来线]

  呼叫中心,又称客户服务中心,起源于20世纪30年代,最初是把用户的呼叫转移到应答台或者专家处。此后,随着要转移的呼叫和应答增多,开始建立起交互式语音应答系统,这种系统能把客户部分常见问题的应答实现由机器“自动话务员”来应答和处理。传统意义上的呼叫中心,是指以电话接人为主的呼叫响应中心,为客户提供各种电线]

  1956年美国泛美航空公司建成了世界上第一家呼叫中心,在20世纪80年代,呼叫中心在欧美等发达国家的电信企业、航空公司、商业银行等领域得到了广泛的应用。20世纪90年代中后期,随着中国经济的发展,呼叫中心概念被引入国内。今天,呼叫中心在家电企业、邮电、银行、航空、铁路、保险、股票、房地产、旅游、公共安全等众多的行业间搭建起了企业与客户、政府与百姓之间的一座桥梁,与百姓的日常生活息息相关。呼叫中心技术的发展可以分为以下几个阶段。

  第一代呼叫中心最早出现在民航服务领域,用于接受旅客的机票预订业务。第一代呼叫中心的系统主要在早期PBX的基础上增加了电话排队功能,那时甚至不能称为呼叫中心,而称为热线电话,其全部服务由人工完成。

  IVR(Interactive Voice Responce,交互式语音应答)系统的出现,标志着第二代呼叫中心的开始。在呼叫中心中利用IVR系统可以将大部分常见问题交由系统设备通过语音播放、DTMF(双音多频,电话机上面的数字按键所发出的频率)按键交互解决。例如我们在E1常生活中常用的121121天气预报、117报时电话,通过电话银行进行余额查询、转账等业务都是通过IVR系统自动实现的。在第二代呼叫中心中,IVR系统的大量使用,可以大大减少人工业务的受理数量和人工座席的工作强度,同时可以为客户提供7×24小时全天候、不间断的服务。

  随着计算机技术的发展,CTI(Computer Telephony Integration,计算机电话集成)技术的诞生与应用,标志着第三代呼叫中心时代的开始。CTI技术实现了电话交换机系统与计算机系统的集成,即实现了语音与数据的同步。客户信息与资料采用数据库方式存储,座席代表可以在处理电话服务的同时可以从计算机系统中调取和修改客户信息数据,为客户提供个性化的服务。CTI技术的使用,推动了呼叫中心更大范围地使用。与此同时,呼叫中心中出现了专门用于电话录音的录音设备,对座席代表与客户的通话进行录音、存储和查询。

  相比之前的呼叫中心系统,CTI技术的使用使得呼叫中心大部分功能实现了自动化。从客户电话接人到最终问题的解决,整个过程被完整地记录了下来。

  前三代呼叫中心均是以电线年,伴随着互联网以及移动通信的发展与普及,将电子邮件、互联网、手机短信等渠道接入呼叫中心,成为第四代呼叫中心的标志。第四代呼叫中心也称为多媒体呼叫中心或联络中心(Contact Center)00它相对传统呼叫中心来说接人渠道丰富,同时引入了多渠道接人与多渠道统一排队等概念。

  目前,已经有厂商提出了第五代呼叫中心的概念。下一代呼叫中心的发展方向是在第四代多媒体呼叫中心的基础上,更多地融入了依托于互联网技术的媒体渠道与沟通渠道。例如:社交网络、社交媒体(如微博、微信等媒体渠道),依托于互联网的文本交谈、网上音频、网上视频等沟通渠道。

  (1)整合企业与客户之间的沟通渠道.建立以客户为中心的服务模式;高质量、高效率、全方位地为客户提供多种服务。

  客户服务是与客户交互的一个完整过程,包括听取客户的问题和要求、对客户的需要作出反应并探询客户新的需求。我们真的不能将其看成一个简单的过程。客户服务可以用一个复杂的循环来表示,其中不仅仅包括了客户和客户服务部门,实际上包括了整个公司,即把公司整体作为一个受客户需求驱动的对象。

  呼叫中心的主要任务将影响许多重要决定,这些决定关于呼叫中心功能、呼叫处理措施、内部或外部联络措施,以及呼叫中心结构,即集中型或分散型。

  呼叫中心通常首先处理大多数客户询问或是基本种类的服务。这说明呼叫中80%或以上的呼叫可以得到回复,而不需要分配到公司的其他部门。通过进行足够的培训和发展技术系统,也可以处理更为复杂的询问。

  传统商业采用开店营业的方式,客户必须到营业网点才能得到相应的服务。这一方面意昧着商业企业在规模扩张时的高成本,另。一方面意味着客户购物时受到居住地的限制。采用呼叫中心则解决了这两方面的问题。公司不必为到偏远地区开设营业网点而费心,客户也不必出家门,一个电话就能解决问题,快速而又方便。

  在自动语音应答设备的帮助下,即使人工座席代表下班,呼叫中心也能为用户提供24小时全天候的服务,而且无须额外开销。相比之下,普通的营业网点要做到这一点就很困难,至少会大大增加营业成本。

  例如,在呼叫到来的同时,呼叫中心即可根据主叫号码或被叫号码提取出相关的信息传送到座席的终端上。这样,座席工作人员在接到电话的同时就得到了很多与这个客户相关的信息,简化了电话处理的程序。

  这在呼叫中心用于客户服务中心时效果尤为明显,在用户进入客户服务中心时,只需输入客户号码或者甚至连客户号码也不需输入,呼叫中心就可根据其主叫号码从数据库中提取与之相关的信息。这些信息既包括用户的基本信息,诸如公司名称、电话、地址等,也可以找到以往的电话记录以及已经解决的问题与尚未解决的问题,这样双方很快就可进入问题的核心。

  呼叫中心还可根据这些信息智能地处理呼叫,把它转移到相关专业人员的座席七,这样客户就可以马上得到专业人员的帮助,从而使问题尽快解决。

  通过呼叫中心收集并建立数据库,利用数据挖掘技术为企业找到更多的客户,并为他们提供个性化的完整服务,这样便会带来最好的竞争优势。

  这两种方案的区别主要在于前台接入技术,即用户的拨入呼叫,具体怎样接入到呼叫中心的服务系统中。基于交换机的方式是由交换机将用户呼叫接入到后台座席人员。基于计算机语音板}的方式则是由计算机通过语音处理板卡完成对用户拨入呼叫的控制。

  由于交换机技术成熟较早,应用交换机的呼叫中心系统稳定性和可靠性较好,但是成本也比较高。而应用板卡接入式的呼叫中心虽然其成本比较低廉,但是其可靠性和稳定性却比较差。随着计算机软、硬件技术的发展,在将来有可能出现可靠性和稳定性同样强大的板卡接入式呼叫中心。

  这种类型的呼叫中心不主动发起呼叫,其主要功能是应答客尸l发起的呼叫,其应用的主要方面是技术支持、产品咨询等。

  单纯的呼入型呼叫中心和单纯的呼出型呼叫中心都比较少,大量的呼叫中心既处理客户发出的呼叫,也主动发起呼叫。

  一般认为超过100个人工座席的呼叫中心称为大型呼叫中心。它至少需要有足够容量的大型交换机、自动呼叫分配设备、自动语音应答系统、CTI报务器、人工座席和终端、呼叫管理系统或数据库。

  人工座席在50~100之问的呼叫中心称为中型呼叫中心。中型呼叫中心PBX与CTI服务器、人工座席直接相连,人工座席又与应用服务器相连,客户资料存储在应用服务器中,应用服务器实时地将打入电话的客户的资料自动地在计算机屏幕上弹出,使座席人员能及时获得相应信息。CTI服务器一般由CTI硬件开发商的板卡和PC组成。

  座席数目在50以下的小型呼叫中心的系统结构与中型呼叫中心类似,不过其主要部分如PBX、CTI服务器、人工座席、应用服务器在数量上均可做相应减少。

  按功能可以分为电话呼叫中心、Web呼叫中心、Ipns呼叫中心、多媒体呼叫中心、视屏呼叫中心、统一消息处理中心等。

  按使用性质可以分为自建自用型呼叫中心、外包服务型呼叫中心、应用服务商型呼叫中心。应用服务商型呼叫中心是指由应用服务商提供呼叫中心的设备和技术平台,而由租用平台的企业自己招募座席员和进行日常运营管理的呼叫中心。

  多址呼叫中心是指工作场所分布于不同地点,甚至分布于不同城市的同一个呼叫中心。无论在处理呼出还是呼入的过程中,分布于不同地点的子中心给客户的感觉都是同一个呼叫中心,分布于不l司地点的子中心之间的信息交互可以通过企业广域网技术或互联网技术实现。

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